Pentingnya Media Relations bagi Sebuah Lembaga

Iwan Awaluddin Yusuf[1]

Menjalin dan menjaga hubungan dengan media merupakan cara yang efektif untuk membangun, menjaga, dan meningkatkan citra atau reputasi organisasi di mata stakeholder. Media relations sangat penting artinya sebagai wujud komunikasi dan mediasi antara suatu lembaga dengan publiknya. Di sisi lain, fungsi media relations yang berjalan baik sangat bermanfaat bagi aktivitas lembaga karena pihak media memberi perhatian pada isu-isu yang diperjuangkan.

Media relations atau yang awalnya lebih populer dengan istilah press relations merujuk pada relasi suatu organisasi dengan media cetak sehingga cenderung memiliki cakupan arti yang lebih terbatas. Dari limitasi ini kemudian berkembang menjadi media relations yang mencakup berbagai jenis dan karekteristik media. Dari yang bersifat cetak, elektronik, bahkan interaktif-maya (cyber) dengan kehadiran PR on-line via internet.

Dalam konteks Indonesia, istilah media relations mulai memasyarakat. Pada berbagai organisasi formal, terutama yang beraktivitas dalam dunia bisnis, sudah lazim menyebut salah satu bagian dari divisi PR-nya dengan nama media relations officer (MRO).

Menurut Frank Jefkins dalam buku Public Relations (1995: 98) dan Periklanan (1997: 275), fungsi media relations atau press relations adalah menyiarkan atau mempublikasikan seluas-luasnya informasi PR guna menciptakan pengetahuan dan memberi pengertian bagi publiknya.

Mengapa Institusi Melakukan Hubungan dengan Media?

  • Media dianggap memiliki peran sebagai perpanjangan tangan untuk berbicara dengan publik, sehingga publik dapat mengetahui aktivitas institusi.
  • Media dinilai dapat membantu institusi dalam menosialisasikan kebijakan kepada masyarakat luas.
  • Media dapat dimanfaatkan untuk membangun citra positif institusi di mata publik.
  • Media dapat digunakan sebagai alat promosi institusi.
  • Institusi dapat lebih dikenal (menjadi terkenal) di mata publik jika diberitakan oleh media.
  • dsb.

Namun demikian, menurut Iriantara (2005), bukan berarti media relations officer melihat media massa sebagai alat. Keberadaan alat hanyalah ketika ia dibutuhkan, padahal bagi lembaga, media adalah mitra kerja. Demikian pula bagi media, lembaga adalah sumber informasi berita yang tidak pernah kering untuk dieksplorasi. Dengan kata lain, ada simbiosis mutualisme yang terbangun di antara keduanya. MRO dapat menjalankan tugasnya karena ada media, sementara media pun memperoleh informasi yang diperlukan karena ada MRO yang memasok kebutuhan informasi tersebut.

Menurut Eduard Depari sebagaimana dikutip oleh Soemirat dan Ardianto (2004: 125), baik PR maupun pers sama-sama bergerak di bidang bisnis komunikasi. Kedua belah pihak mempunyai kepentingan dan kepedulian yang sama terhadap informasi. Aktivitas PR dan pers tetap didasarkan pada prinsip yang sama, yakni sebagai mediator yang menjembatani kepentingan pihak yang saling berinteraksi karena informasi yang disalurkan terkait dengan kegiatan mereka.

Tentunya, dalam kaitan ini, lembaga harus menunjukkan suatu reputasi agar dapat dipercaya media. Misalnya selalu menyiap­kan bahan-bahan informasi akurat di mana dan kapan saja diminta. Ini dapat dilakukan lembaga dengan memasok informasi yang baik. Misalnya menggelar kongerensi pers secara periodik, pengiriman press release yang baik sehingga hanya sedikit memerlukan penulisan ulang atau penyuntingan.

Pentingnya media relations bagi sebuah organisasi tidak terlepas dari “kekuatan” media massa yang tidak hanya mampu menyampaikan pesan kepada banyak khalayak, namun lebih dari itu, media sebagaimana konsep dasar yang diusungnya memiliki fungsi mendidik, memengaruhi, mengawasi, menginformasikan, menghibur, memobilisasi, dsb. Dari sinilah media memiliki potensi strategis untuk memberi pengertian, membangkitkan kesadaran, mengubah sikap, pendapat, dan perilaku sebagaimana tujuan yang hendak disasar Lembaga.

Meningkatkan Hubungan dengan Media, Bagaimana Memulainya?

  • Usahakan punya contact person.
  • Usahakan mengenal secara personal.
  • Lakukan kontak rutin.
  • Usahakan menyampaikan informasi secara informal sebelum informasi resmi.
  • Pelihara pertukaran informasi yang terbuka dan realistis

Hal-hal penting yang perlu diketahui PR sebelum berhubungan dengan media massa:

1) The editorial policy, yaitu kebijakan redaksional, yang menyang­kut visi dan misi media, isi dan bentuk media yang diterbitkan.

2) Frequency of publication, yaitu harian, mingguan, dwi-mingguan, seminggu dua kali, bulanan, triwulanan, tahunan, atau juga edisi khusus momen tertentu.

3) Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasokan berita ke media massa, termasuk untuk isu berita mendatang. Tergan­tung frekuensi dan proses pencetakan.

4) Printing process, yaitu jenis pencetakan media massa yang digunakan seperti letterpress (relief), photogravure (intaglio), lithography (planografi), flexography,silk screen (stencil), offset litho atau cetak jarak jauh yang kini mulai populer di berbagai belahan dunia.

5) Circulations area, yaitu daerah sirkulasinya, mencakup inter­nasional, nasional, regional, kota, pinggiran kota, dan sebagainya. Pada aspek lain juga pertimbangan tirasnya.

6) Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/profil orang-­orang yang membaca media itu, dilihat dari kelompok umur, jenis kelamin, tingkat sosial, pekerjaan/profesi, hobi dan minat, kebangsaan, kelompok etnis, agama, dan politik.

7) Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misahnya, dijual eceran di toko buku, eceran langsung di ter­minal, rumah ke rumah, atau berlangganan. (Jefkins, 1991: 94;1995:197-201)

Dengan mengetahui cara kerja media massa, informasi PR yang disampaikan akan bernilai jurnalistik dan layak berita. Karena sudah tahu cara mengemukakan isu yang aktual dan gaya penulisan, serta visi dan misi media tersebut, kecil kemungkinan informasi yang disampaikan PR itu masuk keranjang sampah redaktur, tetapi dimuat media untuk dipublikasikan kepada khalayak.

Program media relations yang dapat dilakukan oleh lembaga meliputi dua jenis kegiatan utama, yaitu kegiatan penulisan dan nonpenulisan.

Kegiatan Penulisan dalam Media Relations

  1. Penulisan Press Release, yaitu informasi tertulis yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa. Dengan pemuatan siaran pers, lembaga memperoleh publisitas sehubungan dengan event yang diselenggaran atau isu yang diangkat.
  2. Penulisan Feature, yaitu penulisan karangan khas/tuturan/berita kisah yang diperoleh dari hasil reportase sendiri atau interpretasi data yang sudah tersedia. Publikasi kadang tidak cukup hanya disampaikan dalam bentuk pers rilis sehingga perlu ditulis lebih lengkap dan rinci. Aktivitas dan misi lembaga bisa diceritakan dalam format berita kisah untuk menarik perhatian audiens media.
  3. Penulisan Artikel, yaitu mengirim segala bentuk tulisan di media massa, baik opini, esai, kolom dll yang isinya sesuai dengan misi lembaga.
  4. Penulisan Advertorial (pariwara), yaitu penulisan iklan tentang lembaga atau aktivitasnya dalam bentuk seperti berita. Biasanya organisasi yang ingin advertorialnya dimuat membeli space (halaman/durasi) dengan sejumlah nominal tertentu.
  5. Penulisan Surat Pembaca, yaitu kegiatan untuk menginformasikan segala sesuatu lewat forum pembaca yang disediakan ruangnya oleh media cetak, baik informasi itu berasal dari inisiatif lembaga, ataupun sebagai umpan balik (jawaban) bagi publik yang menulis tentang lembaga, aktivitas, atau misi lembaga  kita. Jawaban surat pembaca yang baik ditulis dengan kalimat-kalimat simpatik dan tidak emosional.
  6. Penulisan Annual Report, yaitu penulisan laporan tahunan tentang aktivitas lembaga yang penting diketahui oleh stakeholder lembaga. Pengiriman laporan tahunan ke media lebih ditujuakn sebagai upaya membangun kepercayaan, pertanggungjawaban, dan relasi dengan media. Tidak ditujukan untuk dimuat. Jika ditujukan untuk pemuatan, diperlukan resume/ringkasan dalam bentuk press release.

Kegiatan Nonpenulisan

  1. Konferensi Pers, yaitu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh penyelenggara, sedangkan sasaran pertemuan itu adalah pemuatan informasi di media massa dengan perantara wartawan yang diundang.
  2. Press Briefing/jumpa pers rutin. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-infor­masi mengenai kegiatan Lembaga kepada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan wartawan. Berdanya dengan konferensi pers, press briefing dilakukan secara rutin, bahkan dilakukan untuk hal-hal kecil, sepanjang memiliki nilai berita.
  3. Special Event, yang menyelenggrakan kegaiatn khusus yang melibatkan media, misalnya menjadi sponsor lomba penulisan jurnalistik, menyelengngarakan pertandingan olahraga antarwartawan, dsb.
  4. Wawancara, yaitu bertemuanya wartawan dan narasumber dari suatu lembaga untuk menggali informasi atau mengklarifikasi berbagai persoalan, baik menyangkut organisasi, misi, maupun aktivitas kelembagaan
  5. Kunjungan ke Kantor Pers, yaitu melakukan kunjungan ke kantor media dengan tujuan untuk menjalin hubungan kerjasama, mengetahui seluk-berluk kerja media, atau untuk menginformasikan segala sesuatu tentang organisasi, isu  yang kita angkat, dan aktivitas yang telah/akan kita lakukan.
  6. Undangan Peliputan, yaitu mengundang wartawan untuk melakukan reportase/meliput acara yang kita selenggarakan. Wartawan diharapkan melihat langsung kegiatan yang berlangsung. Biasanya lembaga mengirim undangan peliputan untuk media-media yang jarang/tidak bersedia memuat pers rilis.
  7. Press Luncheon, yaitu pejabat PR mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut.
  8. Press Tour, yaitu meng­ajak kalangan wartawan berkunjung ke suatu lokasi, baik yang berada di lingkungannya, maupun ke tempat atau lokasi yang memiliki kaitan dengan kiprah lembaga tersebut, misalnya desa binaan Lembaga dsb.

STRATEGI MEDIA RELATIONS

1 EMBEDDED MEDIA STRATEGY Mengikutsertakan media dalam forum informal diskusi, coffee morning, forum hobby, mengirimkan email/contact person secara rutin, mengenal wartawan secara personal, dsb.
2 MEDIA GATHERING STRATEGY Merancang acara khusus (cenderung informal), sebagai saranan pertemuan atau silaturahmi untuk mempererat hubungan dengan media/wartawan. Contoh: kunjungan ke redaksi media
3 EMBARGO MEDIA STRATEGY Membantu kerja media/wartawan dalam proses produksi berita dengan memberikan informasi/data seawal mungkin dengan limit waktu penyajian berita yang sudah disepakati. Contoh: pengiriman press release/kit & undangan peliputan
4 MEDIA BRIEFING STRATEGY Melakukan briefing /pengarahan kepada pihak media/wartawan untuk memberikan latar belakang informasi serta aturan dalam peliputan. Tujuannya, meminimalisir perbedaan persepsi/interpretasi. Contoh: press conference/tour dilengkapi press release/kit

2 Dosen Ilmu Komunikasi UII, peneliti di Pusat Kajian Media dan Budaya Populer (PKMBP) Yogyakarta.